Меню

Сколько хранятся проекты домов

Срок хранения проектной документации в архиве

Архивы проектных контор, институтов, строительных фирм разрастаются до целых зданий – сроки хранения проектной документации в архиве длительные, организовать сохранность обязаны организации-разработчики.

Законодательство о сроках хранения ПСД

Сколько хранить проектную документацию:

  • связанную с капитальным строительством — 20 лет;
  • технологическую и конструкторскую — 20 лет;
  • на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет;

О сохранности чертежей

Чертежи – особый вид документов. Чтобы они остались читаемыми, условия в архиве предприятия должны соответствовать всем требованиям по температуре, влажности, освещенности. Большинство разработчиков проектируют с помощью компьютерных программ, затем распечатывают проект. Какой будет через десятилетия сканированная копия листа из принтера, если у него, например, заканчивалась краска, предположить сложно.

Может что-то пойти не так

Иногда возникает путаница, какой чертеж считать подлинником – созданный с помощью CAD-программ или распечатанный и хранящийся в бумажном виде. Бывает, что изменения вносят только в бумажный вариант или только в электронный, а отметки о корректировках не фиксируются как положено.

Решение – электронный архив

Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 21.1003-2009 утвердил возможность хранения проектных документов в электронном варианте. Из такого архива адресаты получают копии за минуты. Потеря документов исключена – производится резервное копирование. Создание электронного архива сложно организовать самостоятельно. Требуется разработка системы для конкретной организации, чтобы документы были связаны между собой и легко находились.

Обращайтесь к профессионалам

Наша компания не первый год предоставляет услугу электронных архивов. У нас есть специальное оборудование для сканирования, ввода и защищенного хранения любых объемов проектной документации. В дальнейшем вы можете передать обслуживание архива нам или работать с ним самостоятельно. Обучим сотрудников, окажем поддержку. Для вас больше не будет проблемой срок хранения проектной документации 20 лет.

15. Порядок хранения градостроительной документации

15.1. Экземпляр (оригинал) утвержденной градостроительной документации целесообразно хранить в архиве исполнителя градостроительной документации в порядке, установленном специальными требованиями к оформлению и доступу к указанным материалам.

В архиве исполнителя градостроительной документации целесообразно хранить подлинники информационных материалов, копии всех утверждаемых графических и текстовых материалов, а также материалов по обоснованию градостроительных решений. Копии графических и текстовых материалов в электронном виде в установленном порядке также целесообразно хранить в архиве исполнителя градостроительной документации.

15.2. Утвержденная градостроительная документация всех видов и материалы по обоснованию градостроительных решений передаются муниципальному заказчику для последующей передачи уполномоченным органами в области градостроительной деятельности (органам архитектуры и градостроительства) для регистрации и хранения, а также для размещения в службу информационного обеспечения градостроительной деятельности.

15.3. Дубликаты утвержденной градостроительной документации и материалов по обоснованию проектных решений могут изготавливаться исполнителем в необходимом количестве экземпляров по дополнительному заказу после утверждения градостроительной документации.

15.4. Градостроительная документация, подготовленная с применением компьютерных технологий, может передаваться заказчику в электронном виде на предусмотренном в градостроительном задании носителе (компакт-диск, дискеты, магнитооптический диск и т.д.).

Дубликаты графических материалов могут изготавливаться как заказчиком, так и исполнителем градостроительной документации в необходимом количестве экземпляров.

15.5. Пользование градостроительной документацией, находящейся на постоянном хранении в органах архитектуры и градостроительства, службах информационного обеспечения градостроительной деятельности, не связанное с ее размножением, осуществляется в установленном порядке.

15.6. Тиражирование и представление иллюстративных материалов утвержденной градостроительной документации заинтересованным организациям следует производить в порядке, предусмотренном нормативными правовыми актами органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления.

Хранение проектной документации: что нужно знать

Хранение проектной документации – вопрос, который только на первый взгляд является простым и незамысловатым. На самом деле все процедуры четко прописаны в ФЗ РФ. При этом предприниматели или физлица (граждане РФ) имеют право на надежное хранение бумаг с возможностью последующего применения. В чем особенности организации процесса? Каков срок хранения документов? Какими законодательными актами регулируется этот процесс? Рассмотрим главные вопросы более подробно.

Общие положения

Вопросы хранения проектной документации оговариваются в соответствующем Федеральном законе. Бумаги, которые передаются в уполномоченные службы (структуры), должны храниться с учетом положенных сроков и оговоренных условий. Отдельное внимание уделяется оригинальным бумагам (рабочим документам и проекту), которые должны быть учтены (если иное не оговорено в соглашении между сторонами).

Читайте также:  Проекты одноэтажных домов до 150 квадратных метров с террасой

Так, в состав бумаг, хранящихся в архиве и взятых на учет, должны быть включены следующие документы:

  • Оригиналы и копии, разработанные самостоятельно, переданные на хранение или заказанные у других компаний.
  • Разрешение на внесение корректировок в бумаги.
  • Типовая документация.

При рассмотрении вопроса хранения документации важно понимать, что все бумаги условно делятся на несколько категорий:

В функции компаний, которые занимаются конструкторской деятельностью, а также задачи организаций, осуществляющих учет и хранение бумаг, обязательно входят правила организации документооборота.

Если компания одновременно принимает бумаги в разных вариантах (в бумажном или цифровом виде), разрешено их преобразование. Главное при этом – соблюдение следующих правил:

  • Бумаги, которые переданы в классическом (бумажном) виде, могут переформировываться в файлы.
  • Если документы переданы в бумажной форме, но напечатаны с помощью ПК, то они должны выполняться с учетом требований ГОСТ под номером 2.004.
  • После установки ЭЦП и указания реквизитов готовые файлы преобразуются в электронные бумаги.
  • Если документ передан на электронном носителе, допускается его преобразование в бумажную форму с применением ПК. В этом случае обязательно наличие подписи уполномоченных сторон.
  • После преобразования документа его название меняться не должно. При этом форма бумаги или характер ее применения не имеет значения.
  • Если после передачи бумаг было произведено их взаимное преобразование, то требуется взаимное указание ссылок.
  • В случае, когда документы имеют идентичный вид и название (вне зависимости от формы), они в любом случае относятся к категории взаимозаменяемых.

Если организуется выпуск подлинных документов, а также их передача в другую компанию, обязателен учет уже существующих и новых стандартов ЕСКД и СПДС.

Как принимаются подлинники?

Один из ключевых этапов в вопросе хранения проектно-сметной документации – приемка подлинных бумаг. Если речь идет о бумажной версии документов, обязательно проводится проверка на факт целостности документов (наличия разрывов, подклеек, повреждений и прочих дефектов). Кроме того, пригодность бумаг оценивается с позиции таких критериев, как нечеткость линий или текста. При этом подлинники, которые принимаются на хранение, должны в полной мере соответствовать ГОСТ 2.051.

В процессе приемки подлинных документов проверке поддается ряд ключевых моментов, а именно: комплектность передаваемой документации, наличие дат и подписей, корректность указания основных надписей и оформления титульных листов. Здесь же контролируется правильность внесения информации, наличие ЭЦП и других аналогов подписей.

Отдельно должен быть изучен вопрос, касающийся носителя проектной документации, сохранения объектов и порядка применения подлинных подписей или ЭЦП.

Как регистрируются и учитываются подлинные документы?

Все подлинные бумаги, которые принимаются для хранения, могут быть учтены, а также зарегистрированы в автоматическом или ручном режиме. В процессе регистрации бумаг должны быть внесения следующие данные – обозначение бумаг, название, количество листов, инвентарный номер (ИН) и дата, когда была проведена регистрация. Кроме того, прописывается обозначение документа, источник (кто выпустил), а также подпись, подтверждающая прием бумаг для хранения.

Если регистрация проходит в неавтоматическом режиме, то упомянутые выше реквизиты должны быть упомянуты в инвентарной книге. Когда речь идет об автоматизированной регистрации, то данные инвентарная книга имеет электронный вид. Для организации процесса регистрации техдокументации заводятся индивидуальные инвентарные книги. При этом важно, чтобы номера не дублировались. В ряде случаев разрешено создание одной инвентарной книги для рабочей и проектной документации.

При хранении подлинник получает свой номер, который учитывается в документации, вне зависимости от числа листов в документах, а также объема файлов в его составе. Что касается единицы учета, то здесь возможно несколько вариантов. К примеру, для проекта это могут быть бумаги, имеющие графическую или текстовую форму, а для других бумаг – тома соответствующих материалов (имеющих графический или текстовый вид).

Если бумаги передаются в электронном виде, отдельное внимание должно уделяться графе «Примечания». В ней должна быть упомянута информация о восстановлении, аннулировании или внесении корректировок в документ-оригинал.

Читайте также:  Проект деревянного брусового дома

После приемки документов, имеющих текстовую форму, должна ставиться подпись уполномоченного лица. Она ставится на странице сразу после титульной, а также в соответствующих графах (к примеру, на поле для подшивки или же в ином месте).

В ситуации, когда подлинный документ состоит из группы листов, каждый из них получает индивидуальный номерной знак. При этом номер подлинника прописывается в реквизитах. Корректировки, которые вносятся в документ, предоставленный в цифровом виде, неизбежно приводят к корректировке реквизитов бумаги и атрибутов документа.

Единицей хранения может быть папка, альбом или полностью сформированный том. В них может присутствовать целая группа бумаг с различными обозначениями. В такой ситуации том (альбом, папка) получает общий номер, который отражается на титульном листе. Чтобы зарегистрировать такой документ, обязательно создание новой книги с инвентарными номерами.

Бывают ситуации, когда меняется только 1-2 листа подлинного документа. В этом случае инвентарный номерной знак должен быть сохранен. Если же меняются все листы, то система подразумевает обязательную корректировку номера.

После присваивания номера подлинному документу каждый ИН контролируется, то есть фиксируются все его перемещения. Учет последних производится в ручном режиме или автоматически на основании соответствующих карточек. Последние выполнены в двухстороннем исполнении с обязательным соблюдением правил заполнения документов. Перед заполнением документа можно изучить примеры выполнения подобного рода работ.

Как хранятся подлинники?

На практике хранение подлинных документов возможно в двух формах – цифровом и бумажном. При этом комплектование бумаг осуществляется с учетом действующего ГОСТ. Так, текстовая и графическая проектная документация хранится на А1. Сохранение объектов возможно и в развернутой форме. В случае, когда документ выполнен в большем формате, допускается складывание подлинников. При этом на папке должны быть прописаны номера.

Если исходить из практики, то подлинные документы можно классифицировать по мере увеличения номеров или же по объектам. Возможен и иной порядок организации, если он был утвержден соответствующим образом. Сами подлинники должны храниться на цифровых носителях или в электронных базах данных. Чтобы исключить случайную утерю документов, обязательно резервное копирование.

Как хранятся копии?

Определенные правила имеют место и по отношению к копиям, которые также могут храниться в двух популярных формах. Если бумаги выполнены разными субподрядными организациями, то они часто содержатся в индивидуальных папках или отдельно взятых томах.

В архивных копиях отражено содержание бумаг на день подписания, а также передачи (сдачи) объекта. Если в архиве имеются копии, они находят отражение в картах учета. При этом складываются бумаги (если они имеют классическое исполнение), в формат А4. Так, если копии передаются для хранения, то они должны имеет четкий контраст и правильный фон, не усложняющий изучение.

Если бумаги принимаются в классическом исполнении, то они обязательно проверяются на комплектность и соответствие сопроводительным бумагам. Что касается регистрации и учета копий посторонних структур, то они должны производиться по действующим правилам.

На каждой копии должен стоять штамп, а также указываться инвентарный номер и дата регистрации. Что касается непосредственно штампа, то он находит отражение на видном месте. Если копия выполняется полистно, проштамповка производится слева вверху. Учет копий может вестись вручную или автоматически. Эти и ряд других моментов регулирует приказ, касающийся приемки бумаг.

Таким образом, проект должен храниться в архиве организации до момента, пока не будет передан в более крупный архив (государственный или муниципальный) или же до момента уничтожения.

Где найти проектную документацию на многоквартирный дом?

Содержание:

Строительство многоквартирного дома (МКД) — сложнейший процесс, который невозможен без подготовки соответствующей проектной документации. Однако это вовсе не означает, что после завершения строительства о проекте можно забыть: проектная (и техническая) документация абсолютно необходима в процессе дальнейшей эксплуатации МКД. Кроме того, многие собственники квартир сталкиваются с некачественным выполнением строительных работ и работ по содержанию жилья.

Если у вас возник спор с застройщиком или управляющей компанией (УК), с большой долей вероятности без получения проектной документации не обойтись (она позволит доказать отступления от проекта, ошибки и т.д.). И если вам даже удастся найти проект на дом (о том, где должна храниться документация, вы узнаете из нашего материала), без профессиональной правовой поддержки в споре с УК или застройщиком будет сложно достичь успеха. Юрист оценит ваши шансы на победу в суде, подготовит все необходимые документы и обеспечит представление ваших интересов.

Читайте также:  Проекты уютных одноэтажных домов до 130 кв м

Нет времени читать статью?

Кто занимается хранением документации на дом?

Итак, в процессе жизнедеятельности многоквартирного дома возникает огромное количество ситуаций, в которых может потребоваться обращение к проектной документации. Эта категория документов входит в состав технической документации, которая, в свою очередь, должна быть у каждого МКД. По существующим правилам, к технической документации дома относят:

  • техпаспорт МКД;
  • градостроительный и кадастровый планы участка, на котором находится МКД;
  • проектную документацию;
  • акты проверок;
  • выписку из Росреестра;
  • документы на установленные приборы учета и некоторые другие бумаги.

Нужно обратить внимание, что документацией на МКД владеют собственники, но в случае с многоквартирным домом у каждого владельца квартиры таких документов быть не может. Хранением занимается управляющая компания, на которую возложена ответственность за ведение и сохранность технической документации.

Важно! Управляющие организации могут иметь в своем распоряжении как оригиналы, так и копии технической документации. Проект многоквартирного дома может быть передан УК в электронном виде.

Обязан ли застройщик хранить проектную документацию?

Если вам нужно получить проектную документацию, то первым шагом должно стать обращение в УК. Однако нередки случаи, когда УК заявляют, что у них нет проекта (например, при передаче многоквартирного дома в управление документы были предоставлены не в полном объеме). В таком случае можно обратиться к застройщику, который занимался строительством многоквартирного дома.

При этом с хранением документации застройщиком не все однозначно. По СНиП 3.01.04-87 (утв. 21.04.87 г.) даже после приемки МКД в эксплуатацию оригиналы проекта и других технических документов должны храниться у застройщика. Но в этом же 1987 году в СНиП были внесены изменения, по которым техническую документацию следует передавать в эксплуатирующие организации. На данный момент суды придерживаются следующей позиции: если застройщик не может доказать, что он передал проект многоквартирного дома и технические документы третьим лицам (УК, инвестору и т.д.), то ответственным за их хранение признается именно он (по первоначальной редакции СНиП).

Важно! Хранение проектной документации должно осуществляться до поступления в архив: по закону, такой период составляет 20 лет. После того как документы получат статус архивных, их хранением будет заниматься государственный или муниципальный архив.

Что делать, если документация утеряна?

Действующими правилами предусмотрен определенный порядок передачи документов на многоквартирный дом (например, при смене УК), который призван не допустить утери бумаг. Основополагающими являются следующие моменты:

  • при передаче функций по управлению многоквартирным домом новой УК документы предоставляются в течение 30 дней;
  • передаваемый пакет документов должен соответствовать полному перечню, а при отсутствии какой-либо бумаги необходимо заняться ее восстановлением;
  • ответственность за проверку полноты и актуальности предоставленных документов возлагается на ту компанию, которой передаются функции по управлению домом.

Но несмотря на существование такого порядка, документы на дома все равно нередко теряются. Особенно часто с такой ситуацией сталкиваются собственники квартир в старых домах, которые раньше находились в муниципальном управлении. Если документы на многоквартирный дом были утрачены, необходимо обратиться в местный орган власти с соответствующим заявлением. Также заявления следует направить в жилищную инспекцию и прокуратуру. Заниматься восстановлением документов в подобных ситуациях должны лица, на которых была возложена ответственность за их хранение (причем восстановление происходит за их же счет).

Таким образом, если вам потребовалась проектная документация на многоквартирный дом, первой инстанцией для ее поиска должна стать управляющая компания. Если же сотрудники УК ничем не смогут вам помочь, можно попытаться получить документы у застройщика или в архиве.

Adblock
detector